#component no-margin no-padding

فهرست امکانات و ویژگی ها

اتوماسیون اداری چیست ؟

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه ی سازمان‌ها و شرکت‌ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون سازمانی یکی از مهم ترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان‌های امروزی محسوب می‌شوند اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود.

ﻟﺰوم اﺳﺘﻔﺎده ﺟﺎﻣﻊ از ﺳﯿﺴﺘﻢ اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری

گستردگی ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت اداری و ﮔﺮدش ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ و اﺳﻨﺎد در ﺳﺎزﻣﺎﻧﻬﺎ ﺑﺴﯿﺎر وسیع ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ، وﺟﻮد ﯾﮏ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻧﺎکارآمد جهت ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت اداری ﺑﺎﻋﺚ اﺗﻼف زﻣﺎن، ﺻﺮف اﻧﺮژی ﺑﯿﺸﺘﺮ، اﻓﺰاﯾﺶ ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻫﺎ و در ﻧﺘﯿﺠﻪ ﻏﯿﺮ ﺑﻬﺮه ور ﺷﺪن ﺳﺎزﻣﺎن ﻣﯽ ﺷﻮد. ﺗﻨﻬﺎ ﯾﮏ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﻨﺎﺳﺐ و ﺳﺮﯾﻊ اداری ﻣﯽ ﺗﻮاﻧﺪ ﺣﺠﻢ ﻋﻤﺪه ای ازﭘﺎﺳﺦ ﻫﺎ را ﮐﺎﻫﺶ داده و ﺑﺎﻋﺚ ﺻﺮﻓﻪ ﺟﻮﯾﯽ اﻗﺘﺼﺎدی و اﻓﺰاﯾﺶ ﺑﻬﺮه وری ﮔﺮدد. در ﻫﺮ ارﮔﺎﻧﯽ ﮐﻪ اﻟﮕﻮی ﺳﺎزﻣﺎن اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ ﺑﻪ ﻃﻮر ﺻﺤﯿﺢ و ﮐﺎﻣﻞ ﭘﯿﺎده ﺳﺎزی ﺷﻮد، آن ارﮔﺎن ﺗﺒﺪﯾﻞ ﺑﻪ ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ ﺑﺪون ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﮐﺎﻏﺬ، ﺑﺎ ﻋﮑﺲ اﻟﻌﻤﻞ ﻫﺎﯾﯽ ﺳﺮﯾﻊ و ﮐﺎرآﻣﺪ ﺧﻮاﻫﺪ ﺷﺪ.ﺑﺎ ﻗﺮارﮔﯿﺮی در ﻗﺎﻟﺐ ﯾﮏ ﺳﺎزﻣﺎن اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ ﮐﺎرآﻣﺪ، زﻣﺎن و اﻧﺮژی ﺑﺴﯿﺎری ﺣﻔﻆ ﺧﻮاﻫﺪ ﺷﺪ.

مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری شبکه سفید

  • قابل پیاده سازی بر روی بستر CRM
  • سیستم اتوماسیون اداری بصورت تحت وب طراحی وقابل پیاده سازی روی کلیه پلتفرم ها می باشد
  • قابیلت یکپارچه سازی با سایر نرم افزارهای سازمانی
  • سامان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات سازمان
  • حداقل مکاتبات کاغذی و گردش سریع اسناد
  • افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکاتبات بین سازمانی
  • دسترسی سریع به بایگانی و اطلاعات سازمان
  • ارزیابی و افزایش کارایی کارکنان
  • امکان دور کاری مدیران و پرسنل سازمان
  • امنیت اطلاعات با توجه به تعریف دسترسی هر شخص به اطلاعات سازمانی
  • عدم وابستگی به اعضای سازمان
  • کنترل سازمان از راه دور

چالش های ﺳﯿﺴﺘﻢ گردش سنتی نامه در ﺳﺎزﻣﺎﻧﻬﺎ

  • ﻧﮕﻬﺪاری و اﻧﺠﺎم ﺳﯿﺴﺘﻢ سنتی ﻧﯿﺎزﻣﻨﺪ ﻧﯿﺮوی اﻧﺴﺎﻧﯽ زﯾﺎدی اﺳﺖ و ﮐﻨﺘﺮل دﻗﺖ و ﺳﺮﻋﺖ و ﻧﻈﺎرت ﻣﺴﺘﻠﺰم ﺳﯿﺴﺘﻤﯽ دﯾﮕﺮ و ﻧﯿﺮوی اﻧﺴﺎﻧﯽ دﯾﮕﺮ اﺳﺖ.
  • اﻣﮑﺎن ﻣﻔﻘﻮد ﺷﺪن ﻋﻤﺪی و ﺳﻬﻮی اﺳﻨﺎد، ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ و ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎ
  • اﺳﺘﻬﻼك اﺳﻨﺎد ﺑﺮ اﺛﺮ ﻣﺮور زﻣﺎن و ﺷﺮاﯾﻂ ﻣﺤﯿﻄﯽ و ﺟﻮی.
  • اﺣﺘﻤﺎل از ﺑﯿﻦ رﻓﺘﻦ اﺳﻨﺎد در ﺣﻮادث ﻏﯿﺮﻣﺘﺮﻗﺒﻪ از ﻗﺒﯿﻞ آﺗﺶ ﺳﻮزی، زﻟﺰﻟﻪ و ....
  • اﺧﺘﺼﺎص ﻓﻀﺎی زﯾﺎدی ﺑﺮای ﻧﮕﻬﺪاری ﻓﯿﺰﯾﮑﯽ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت و ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎ.
  • ﻫﺰﯾﻨﻪ زﯾﺎد ﺧﺮﯾﺪ ﮐﺎﻏﺬ، اﻧﻮاع دﺳﺘﮕﺎه ﺗﮑﺜﯿﺮ و ﻧﮕﻬﺪاری آﻧﻬﺎ.
  • ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻧﯿﺮوی اﻧﺴﺎﻧﯽ ﺑﺮای ﻧﮕﻬﺪاری و دﺳﺘﺮﺳﯽ ﺑﻪ اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارك ﻣﻮﺟﻮد.
  • ﻋﺪم اﻣﮑﺎن ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﯾﺰی ﺑﺮ ﻣﺒﻨﺎی ﺣﺠﻢ و ﻣﯿﺰان ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ و ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﻫﺮ ﺑﺨﺶ ﺑﻪ ﻋﻠﺖ ﻋﺪم وﺟﻮد اﻣﺎر ﻗﺎﺑﻞ اﺗﮑﺎ.
  • ﻋﺪم اﻣﮑﺎن ﮔﺰارش ﮔﯿﺮی از ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎی زﯾﺮ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ﺑﻪ ﺻﻮرت ﺳﯿﺴﺘﻤﯽ و ﻧﯿﺰ ﻋﺪم اﻣﮑﺎن ﮐﻨﺘﺮل ﺻﺤﺖ آﻣﺎر و ﮔﺰارﺷﻬﺎی واﺣﺪﻫﺎی ﻣﺨﺘﻠﻒ در ﻣﻮرد اﻧﺠﺎم ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎ.

ویژگی های ﺑﮑﺎرﮔﯿﺮی ﺳﯿﺴﺘﻢ اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری دپارتمان مدیریت ارتباطات سازمانی شبکه سفید

  • قابلیت مدیریت کارتابل وارده و کارتابل ارجاعی
  • قابلیت تعریف دفاتر اندیکاتوری نامحدود
  • قابلیت شماره دهی اتوماتیک و یکتا به نامه های ارسالی و دریافتی
  • طبقه بندی نامه ها داخلی و خارجی
  • قابلیت مدیریت سطح دسترسی پرسنل
  • قابلیت طبقه بندی نامه ها بر اساس خوانده شده ،خوانده نشده ،برگشت خورده با رنگ های مختلف در یک نگاه
  • قابلیت قفل کردن نامه ها در صورت نیاز
  • اﻣﮑﺎن اﻧﺠﺎم ﮐﺎرﻫﺎی اداری در ﺧﺎرج از ﻣﺤﻞ ﮐﺎر و در ﻫﺮ زﻣﺎن ﺗﻮﺳﻂ ﻣﺪﯾﺮان و ﺣﺘﯽ ﮐﺎرﺷﻨﺎﺳﺎن.
  • ﮐﺎﻫﺶ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎی ﻣﻮازی ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺗﮑﺜﯿﺮ ﺑﯽ ﻣﻮرد ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺛﺒﺖ و ﻧﮕﻬﺪاری ﺳﻮاﺑﻖ در ﭼﻨﺪﯾﻦ ﻣﺤل
  • قابلیت مدیریت نامه های محرمانه
  • قابلیت مشخص کردن ارتباط نامه های ورودی و جوابیه به آنها
  • قابلیت ثبت هامش روی هر نامه
  • قابلیت مدیریت کارتابل پرسنل
  • ﻣﺮاﺟﻌﻪ آﺳﺎن ﺑﻪ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت در ﻫﺮ زﻣﺎن و ﺑﺪون ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﺣﻀﻮر ﻣﺴﺌﻮل دﺑﯿﺮﺧﺎﻧﻪ ﯾﺎ ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﯾﺎ دﻓﺘﺮ.
  • ﻗﺎﺑﻠﯿﺖ ﺗﻮﻟﯿﺪ ﮔﺰارش ﻫﺎی ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﻫﻤﺮاه ﻧﻤﻮدارﻫﺎی ﻣﺘﻌﺪد.
  • قابلیت طبق بندی نامه ها در دفاتر اندیکاتوری
  • قابلیت نمودار های گرافیکی نامحدود
  • قابلیت ارائه داشبوردهای مدیریتی و انواع گزارش ها
  • اﻣﮑﺎن ﭘﯿﮕﯿﺮی ﻣﮑﺎﻧﯿﺰه ﮐﺎرﻫﺎ در ﻫﺮ ﻣﮑﺎن و ﻫﺮ زﻣﺎن و اﻃﻼع از اﻣﻮر ﻣﻌﻮق و ﺗﺎﺧﯿﺮ ﺷﺪه.
  • تقویت سیستم ارتباط با مشتری
  • قابلیت ثبت امضاء الکترونیک در پرینت نامه های خروجی سازمان
  • قابلیت تفویض اختیار به پرسنل دیگر در زمان نبود کارشناس
  • جستجوی سریع و پیشرفته در نامه ها و مدارک ثبت شده
  • گروه بندی دلخواه نامه ها و مدارک پس از ثبت برای هر کاربر بطور مجزا
  • قابلیت تعرف واحد های سازمانی
  • قابلیت تعریف مدیر کارشناس جهت ارسال نامه (درخواست مرخصی ارسال به مدیر مربوطه
  • قابلیت تعریف گردش کارهای هوشمند (مانند براساس موضوع نامه ارسال به کارشناس مربوطه به صورت اتوماتیک
  • امکان ارتباط به سیستم فکس سازمان ورود فکس ها به داخل سیستم اتوماسیون اداری
  • امکان ارسال و دریافت پیامک در سیستم (اطلاع رسانی اتوماتیک نامه شما به شماره.... دریافت شد
  • بایگانی خودکار مکاتبات و سایر اسناد و مدارک پس از سیر اداری آنها

دبیر خانه

  • امکان تعریف دفاتر اندیکاتوری نامحدود
  • قابلیت شماره دهی اتوماتیک و یکتا به نامه های ارسالی و دریافتی
  • طبقه بندی نامه ها داخلی و خارجی
  • قابلیت طبقه بندی نامه ها بر اساس خوانده شده ،خوانده نشده ،برگشت خورده با رنگ های مختلف در یک نگاه
  • قابلیت قفل کردن نامه ها در صورت نیاز
  • قابلیت مشخص کردن ارتباط نامه های ورودی و جوابیه به آنها
  • قابلیت ثبت هامش روی هر نامه
  • قابلیت طبق بندی نامه ها در دفاتر اندیکاتوری
  • جستجوی سریع و پیشرفته در نامه ها و مدارک ثبت شده
  • گروه بندی دلخواه نامه ها و مدارک پس از ثبت برای هر کاربر بطور مجزا

مدیریت کارتابل و دسترسی ها:

  • قابلیت مدیریت کارتابل وارده و کارتابل ارجاعی
  • قابلیت مدیریت سطح دسترسی پرسنل
  • اﻣﮑﺎن اﻧﺠﺎم ﮐﺎرﻫﺎی اداری در ﺧﺎرج از ﻣﺤﻞ ﮐﺎر و در ﻫﺮ زﻣﺎن ﺗﻮﺳﻂ ﻣﺪﯾﺮان و ﺣﺘﯽ ﮐﺎرﺷﻨﺎﺳﺎن.
  • قابلیت مدیریت نامه های محرمانه
  • قابلیت تعریف مدیر کارشناس جهت ارسال نامه (درخواست مرخصی ارسال به مدیر مربوطه
  • قابلیت تعریف گردش کارهای هوشمند (مانند براساس موضوع نامه ارسال به کارشناس مربوطه به صورت اتوماتیک
  • قابلیت تفویض اختیار به پرسنل دیگر در زمان نبود کارشناس
  • قابلیت مدیریت کارتابل پرسنل

مدیریت مکاتبات درون سازمانی:

  • امكان ایجاد دفاتر ثبت به ازای هر واحد اداری
  • استفاده از سیستم بصورت دبیرخانه متمركز یا غیرمتمركز
  • تولید شماره ثبت به صورت خودكار
  • بررسی سوابق فعالیت های انجام شده روی هر نامه
  • قابلیت ثبت امضاء الکترونیک در پرینت نامه های خروجی سازمان
  • امکان رویت نامه ها توسط سایر اشخاص در صورت تعیین دسترسی لازم

مدیریت جلسات:

  • امکان ثبت قرار ملاقات و جلسات
  • امکان تعریف مدیریت منابع قرارملاقات
  • امکان مشاهده قرار ملاقات ها و جلسات به تفکیک زمان‌های مورد نظر
  • امکان ثبت فعالیت‌های سازمان مانند قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع رسانی کاربران
  • نمایش تقویم و روزشمار
  • قابلیت یادآوری قرار ملاقات ها و جلسات

بایگانی:

  • قابلیت ایجاد بایگانی های شخصی و عمومی برای واحدهای سازمانی
  • ﻣﺮاﺟﻌﻪ آﺳﺎن ﺑﻪ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت در ﻫﺮ زﻣﺎن و ﺑﺪون ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﺣﻀﻮر ﻣﺴﺌﻮل دﺑﯿﺮﺧﺎﻧﻪ ﯾﺎ ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﯾﺎ دﻓﺘﺮ.
  • بایگانی خودکار مکاتبات و سایر اسناد و مدارک پس از سیر اداری آنها

انواع گزارشات:

  • قابلیت نمودار های گرافیکی نامحدود
  • قابلیت ارائه داشبوردهای مدیریتی و انواع گزارش ها
  • ﻗﺎﺑﻠﯿﺖ ﺗﻮﻟﯿﺪ ﮔﺰارش ﻫﺎی ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﻫﻤﺮاه ﻧﻤﻮدارﻫﺎی ﻣﺘﻌﺪد
  • گزارش مؤسسات و اشخاص طرف ارتباط
  • گزارش مكاتبات صادره، وارده و داخلی
  • گزارش مراحل و نحوه گردش كار
  • طراحی گزارش توسط كاربر با ابزار كاملاً فارسی و توانمند

سایر ویژگی ها:

  • قابلیت تعریف واحد های سازمانی
  • امکان ارسال و دریافت پیامک در سیستم (اطلاع رسانی اتوماتیک نامه شما به شماره.... دریافت شد
  • امکان ارتباط به سیستم فکس سازمان ورود فکس ها به داخل سیستم اتوماسیون اداری
  • تقویت سیستم ارتباط با مشتری
  • قابلیت ثبت امضاء الکترونیک در پرینت نامه های خروجی سازمان
  • ﮐﺎﻫﺶ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎی ﻣﻮازی ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺗﮑﺜﯿﺮ ﺑﯽ ﻣﻮرد ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺛﺒﺖ و ﻧﮕﻬﺪاری ﺳﻮاﺑﻖ در ﭼﻨﺪﯾﻦ ﻣﺤل

ماژول تب صفحات محصولات و افزونه ها

مشاوره جامع و ارائه خدمات مختلف به مشتریان، از جمله عوامل جلب رضایت اکثر مشتریان ما می باشد.
مشتریانی که مدت همکاری شان با ما بیش از سه سال بوده و افتخار طراحی چند نسل از سایت شان را داشته ایم.
28 درصد از مشتریان ما که افتخار طراحی سایت آن ها را داشته ایم توسط مشتریان خوب قبلی معرفی شده اند.

استاندارد بین المللی سیستم مدیریت کیفیت

استاندارد بین المللی رضایتمندی مشتریان

استاندارد مدیریت کیفیت در پروژه ها

شرکت شبکه سفید از بیش از یک دهه قبل در زمینه های تخصصی وب سایت ، امنیت وب و شبکه و نرم افزار های CRM و XRM فعالیت می نماید که دپارتمان تخصصی نرم افزارهای مدیریت سازمانی خود را با نام IXRM معرفی و ارائه می نماید.

XRM اصطلاح جدیدی در دنیا است که  مخفف عبارت eXtended Relationship Management بوده و به معنی سیستم های مدیریت ارتباط با هر چیزی اعم از داخل سازمان و یا خارج سازمان می باشد .