#component no-margin no-padding

صفحه تب - نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه

کمترین میزان دستکاری در CRM اصلی مایکروسافت

بدلیل ساختار حرفه ای این محصول کمترین میزان دستکاری در CRM اصلی مایکروسافت انجام شده و با ارائه نسخه های بروز رسانی مایکروسافت ( Rollup ) نرم افزار شما با کمترین مشکل مواجه خواهد شد.

قابلیت تغییر ترجمه فارسی

قابلیت تغییر ترجمه فارسی و سفارشی سازی آن توسط XRM Tools ارائه شده توسط ما ، به صورتی که هر متنی از ترجمه را که خواستید طبق نظر خود تغییر دهید براحتی امکان پذیر باشد . این ابزار جزو سی آر ام نبوده و بصورت جداگانه و بصورت رایگان ارائه می گردد که کار سفارشی سازی ترجمه های موجود را تسهیل می نماید .

خروجی اکسل کاملا مستقل

خروجی اکسل کاملا مستقل و با تاریخ شمسی بدون نیاز به نصب ابزار های جانبی در آفیس

نمایش تاریخ شمسی کامل

نمایش تاریخ شمسی بصورت کامل در تمام نمودار ها ( چارت ها )

اتوماسیون اداری چیست ؟

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه ی سازمان‌ها و شرکت‌ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون سازمانی یکی از مهم ترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان‌های امروزی محسوب می‌شوند اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود.

ﻟﺰوم اﺳﺘﻔﺎده ﺟﺎﻣﻊ از ﺳﯿﺴﺘﻢ اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری

گستردگی ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت اداری و ﮔﺮدش ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ و اﺳﻨﺎد در ﺳﺎزﻣﺎﻧﻬﺎ ﺑﺴﯿﺎر وسیع ﻣﯽ ﺑﺎﺷﺪ، وﺟﻮد ﯾﮏ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻧﺎکارآمد جهت ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت اداری ﺑﺎﻋﺚ اﺗﻼف زﻣﺎن، ﺻﺮف اﻧﺮژی ﺑﯿﺸﺘﺮ، اﻓﺰاﯾﺶ ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻫﺎ و در ﻧﺘﯿﺠﻪ ﻏﯿﺮ ﺑﻬﺮه ور ﺷﺪن ﺳﺎزﻣﺎن ﻣﯽ ﺷﻮد. ﺗﻨﻬﺎ ﯾﮏ ﺳﯿﺴﺘﻢ ﻣﻨﺎﺳﺐ و ﺳﺮﯾﻊ اداری ﻣﯽ ﺗﻮاﻧﺪ ﺣﺠﻢ ﻋﻤﺪه ای ازﭘﺎﺳﺦ ﻫﺎ را ﮐﺎﻫﺶ داده و ﺑﺎﻋﺚ ﺻﺮﻓﻪ ﺟﻮﯾﯽ اﻗﺘﺼﺎدی و اﻓﺰاﯾﺶ ﺑﻬﺮه وری ﮔﺮدد. در ﻫﺮ ارﮔﺎﻧﯽ ﮐﻪ اﻟﮕﻮی ﺳﺎزﻣﺎن اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ ﺑﻪ ﻃﻮر ﺻﺤﯿﺢ و ﮐﺎﻣﻞ ﭘﯿﺎده ﺳﺎزی ﺷﻮد، آن ارﮔﺎن ﺗﺒﺪﯾﻞ ﺑﻪ ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ ﺑﺪون ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﮐﺎﻏﺬ، ﺑﺎ ﻋﮑﺲ اﻟﻌﻤﻞ ﻫﺎﯾﯽ ﺳﺮﯾﻊ و ﮐﺎرآﻣﺪ ﺧﻮاﻫﺪ ﺷﺪ.ﺑﺎ ﻗﺮارﮔﯿﺮی در ﻗﺎﻟﺐ ﯾﮏ ﺳﺎزﻣﺎن اﻟﮑﺘﺮوﻧﯿﮑﯽ ﮐﺎرآﻣﺪ، زﻣﺎن و اﻧﺮژی ﺑﺴﯿﺎری ﺣﻔﻆ ﺧﻮاﻫﺪ ﺷﺪ.

مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری شبکه سفید

  • قابل پیاده سازی بر روی بستر CRM
  • سیستم اتوماسیون اداری بصورت تحت وب طراحی وقابل پیاده سازی روی کلیه پلتفرم ها می باشد
  • قابیلت یکپارچه سازی با سایر نرم افزارهای سازمانی
  • سامان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات سازمان
  • حداقل مکاتبات کاغذی و گردش سریع اسناد
  • افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکاتبات بین سازمانی
  • دسترسی سریع به بایگانی و اطلاعات سازمان
  • ارزیابی و افزایش کارایی کارکنان
  • امکان دور کاری مدیران و پرسنل سازمان
  • امنیت اطلاعات با توجه به تعریف دسترسی هر شخص به اطلاعات سازمانی
  • عدم وابستگی به اعضای سازمان
  • کنترل سازمان از راه دور

چالش های ﺳﯿﺴﺘﻢ گردش سنتی نامه در ﺳﺎزﻣﺎﻧﻬﺎ

  • ﻧﮕﻬﺪاری و اﻧﺠﺎم ﺳﯿﺴﺘﻢ سنتی ﻧﯿﺎزﻣﻨﺪ ﻧﯿﺮوی اﻧﺴﺎﻧﯽ زﯾﺎدی اﺳﺖ و ﮐﻨﺘﺮل دﻗﺖ و ﺳﺮﻋﺖ و ﻧﻈﺎرت ﻣﺴﺘﻠﺰم ﺳﯿﺴﺘﻤﯽ دﯾﮕﺮ و ﻧﯿﺮوی اﻧﺴﺎﻧﯽ دﯾﮕﺮ اﺳﺖ.
  • اﻣﮑﺎن ﻣﻔﻘﻮد ﺷﺪن ﻋﻤﺪی و ﺳﻬﻮی اﺳﻨﺎد، ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ و ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎ
  • اﺳﺘﻬﻼك اﺳﻨﺎد ﺑﺮ اﺛﺮ ﻣﺮور زﻣﺎن و ﺷﺮاﯾﻂ ﻣﺤﯿﻄﯽ و ﺟﻮی.
  • اﺣﺘﻤﺎل از ﺑﯿﻦ رﻓﺘﻦ اﺳﻨﺎد در ﺣﻮادث ﻏﯿﺮﻣﺘﺮﻗﺒﻪ از ﻗﺒﯿﻞ آﺗﺶ ﺳﻮزی، زﻟﺰﻟﻪ و ....
  • اﺧﺘﺼﺎص ﻓﻀﺎی زﯾﺎدی ﺑﺮای ﻧﮕﻬﺪاری ﻓﯿﺰﯾﮑﯽ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت و ﭘﺮوﻧﺪه ﻫﺎ.
  • ﻫﺰﯾﻨﻪ زﯾﺎد ﺧﺮﯾﺪ ﮐﺎﻏﺬ، اﻧﻮاع دﺳﺘﮕﺎه ﺗﮑﺜﯿﺮ و ﻧﮕﻬﺪاری آﻧﻬﺎ.
  • ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻧﯿﺮوی اﻧﺴﺎﻧﯽ ﺑﺮای ﻧﮕﻬﺪاری و دﺳﺘﺮﺳﯽ ﺑﻪ اﺳﻨﺎد و ﻣﺪارك ﻣﻮﺟﻮد.
  • ﻋﺪم اﻣﮑﺎن ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﯾﺰی ﺑﺮ ﻣﺒﻨﺎی ﺣﺠﻢ و ﻣﯿﺰان ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ و ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﻫﺮ ﺑﺨﺶ ﺑﻪ ﻋﻠﺖ ﻋﺪم وﺟﻮد اﻣﺎر ﻗﺎﺑﻞ اﺗﮑﺎ.
  • ﻋﺪم اﻣﮑﺎن ﮔﺰارش ﮔﯿﺮی از ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎی زﯾﺮ ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ﺑﻪ ﺻﻮرت ﺳﯿﺴﺘﻤﯽ و ﻧﯿﺰ ﻋﺪم اﻣﮑﺎن ﮐﻨﺘﺮل ﺻﺤﺖ آﻣﺎر و ﮔﺰارﺷﻬﺎی واﺣﺪﻫﺎی ﻣﺨﺘﻠﻒ در ﻣﻮرد اﻧﺠﺎم ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎ.

ویژگی های ﺑﮑﺎرﮔﯿﺮی ﺳﯿﺴﺘﻢ اﺗﻮﻣﺎﺳﯿﻮن اداری دپارتمان مدیریت ارتباطات سازمانی شبکه سفید

  • قابلیت مدیریت کارتابل وارده و کارتابل ارجاعی
  • قابلیت تعریف دفاتر اندیکاتوری نامحدود
  • قابلیت شماره دهی اتوماتیک و یکتا به نامه های ارسالی و دریافتی
  • طبقه بندی نامه ها داخلی و خارجی
  • قابلیت مدیریت سطح دسترسی پرسنل
  • قابلیت طبقه بندی نامه ها بر اساس خوانده شده ،خوانده نشده ،برگشت خورده با رنگ های مختلف در یک نگاه
  • قابلیت قفل کردن نامه ها در صورت نیاز
  • اﻣﮑﺎن اﻧﺠﺎم ﮐﺎرﻫﺎی اداری در ﺧﺎرج از ﻣﺤﻞ ﮐﺎر و در ﻫﺮ زﻣﺎن ﺗﻮﺳﻂ ﻣﺪﯾﺮان و ﺣﺘﯽ ﮐﺎرﺷﻨﺎﺳﺎن.
  • ﮐﺎﻫﺶ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎی ﻣﻮازی ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺗﮑﺜﯿﺮ ﺑﯽ ﻣﻮرد ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺛﺒﺖ و ﻧﮕﻬﺪاری ﺳﻮاﺑﻖ در ﭼﻨﺪﯾﻦ ﻣﺤل
  • قابلیت مدیریت نامه های محرمانه
  • قابلیت مشخص کردن ارتباط نامه های ورودی و جوابیه به آنها
  • قابلیت ثبت هامش روی هر نامه
  • قابلیت مدیریت کارتابل پرسنل
  • ﻣﺮاﺟﻌﻪ آﺳﺎن ﺑﻪ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت در ﻫﺮ زﻣﺎن و ﺑﺪون ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﺣﻀﻮر ﻣﺴﺌﻮل دﺑﯿﺮﺧﺎﻧﻪ ﯾﺎ ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﯾﺎ دﻓﺘﺮ.
  • ﻗﺎﺑﻠﯿﺖ ﺗﻮﻟﯿﺪ ﮔﺰارش ﻫﺎی ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﻫﻤﺮاه ﻧﻤﻮدارﻫﺎی ﻣﺘﻌﺪد.
  • قابلیت طبق بندی نامه ها در دفاتر اندیکاتوری
  • قابلیت نمودار های گرافیکی نامحدود
  • قابلیت ارائه داشبوردهای مدیریتی و انواع گزارش ها
  • اﻣﮑﺎن ﭘﯿﮕﯿﺮی ﻣﮑﺎﻧﯿﺰه ﮐﺎرﻫﺎ در ﻫﺮ ﻣﮑﺎن و ﻫﺮ زﻣﺎن و اﻃﻼع از اﻣﻮر ﻣﻌﻮق و ﺗﺎﺧﯿﺮ ﺷﺪه.
  • تقویت سیستم ارتباط با مشتری
  • قابلیت ثبت امضاء الکترونیک در پرینت نامه های خروجی سازمان
  • قابلیت تفویض اختیار به پرسنل دیگر در زمان نبود کارشناس
  • جستجوی سریع و پیشرفته در نامه ها و مدارک ثبت شده
  • گروه بندی دلخواه نامه ها و مدارک پس از ثبت برای هر کاربر بطور مجزا
  • قابلیت تعرف واحد های سازمانی
  • قابلیت تعریف مدیر کارشناس جهت ارسال نامه (درخواست مرخصی ارسال به مدیر مربوطه
  • قابلیت تعریف گردش کارهای هوشمند (مانند براساس موضوع نامه ارسال به کارشناس مربوطه به صورت اتوماتیک
  • امکان ارتباط به سیستم فکس سازمان ورود فکس ها به داخل سیستم اتوماسیون اداری
  • امکان ارسال و دریافت پیامک در سیستم (اطلاع رسانی اتوماتیک نامه شما به شماره.... دریافت شد
  • بایگانی خودکار مکاتبات و سایر اسناد و مدارک پس از سیر اداری آنها

دبیر خانه

  • امکان تعریف دفاتر اندیکاتوری نامحدود
  • قابلیت شماره دهی اتوماتیک و یکتا به نامه های ارسالی و دریافتی
  • طبقه بندی نامه ها داخلی و خارجی
  • قابلیت طبقه بندی نامه ها بر اساس خوانده شده ،خوانده نشده ،برگشت خورده با رنگ های مختلف در یک نگاه
  • قابلیت قفل کردن نامه ها در صورت نیاز
  • قابلیت مشخص کردن ارتباط نامه های ورودی و جوابیه به آنها
  • قابلیت ثبت هامش روی هر نامه
  • قابلیت طبق بندی نامه ها در دفاتر اندیکاتوری
  • جستجوی سریع و پیشرفته در نامه ها و مدارک ثبت شده
  • گروه بندی دلخواه نامه ها و مدارک پس از ثبت برای هر کاربر بطور مجزا

مدیریت کارتابل و دسترسی ها:

  • قابلیت مدیریت کارتابل وارده و کارتابل ارجاعی
  • قابلیت مدیریت سطح دسترسی پرسنل
  • اﻣﮑﺎن اﻧﺠﺎم ﮐﺎرﻫﺎی اداری در ﺧﺎرج از ﻣﺤﻞ ﮐﺎر و در ﻫﺮ زﻣﺎن ﺗﻮﺳﻂ ﻣﺪﯾﺮان و ﺣﺘﯽ ﮐﺎرﺷﻨﺎﺳﺎن.
  • قابلیت مدیریت نامه های محرمانه
  • قابلیت تعریف مدیر کارشناس جهت ارسال نامه (درخواست مرخصی ارسال به مدیر مربوطه
  • قابلیت تعریف گردش کارهای هوشمند (مانند براساس موضوع نامه ارسال به کارشناس مربوطه به صورت اتوماتیک
  • قابلیت تفویض اختیار به پرسنل دیگر در زمان نبود کارشناس
  • قابلیت مدیریت کارتابل پرسنل

مدیریت مکاتبات درون سازمانی:

  • امكان ایجاد دفاتر ثبت به ازای هر واحد اداری
  • استفاده از سیستم بصورت دبیرخانه متمركز یا غیرمتمركز
  • تولید شماره ثبت به صورت خودكار
  • بررسی سوابق فعالیت های انجام شده روی هر نامه
  • قابلیت ثبت امضاء الکترونیک در پرینت نامه های خروجی سازمان
  • امکان رویت نامه ها توسط سایر اشخاص در صورت تعیین دسترسی لازم

مدیریت جلسات:

  • امکان ثبت قرار ملاقات و جلسات
  • امکان تعریف مدیریت منابع قرارملاقات
  • امکان مشاهده قرار ملاقات ها و جلسات به تفکیک زمان‌های مورد نظر
  • امکان ثبت فعالیت‌های سازمان مانند قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع رسانی کاربران
  • نمایش تقویم و روزشمار
  • قابلیت یادآوری قرار ملاقات ها و جلسات

بایگانی:

  • قابلیت ایجاد بایگانی های شخصی و عمومی برای واحدهای سازمانی
  • ﻣﺮاﺟﻌﻪ آﺳﺎن ﺑﻪ ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت در ﻫﺮ زﻣﺎن و ﺑﺪون ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﺣﻀﻮر ﻣﺴﺌﻮل دﺑﯿﺮﺧﺎﻧﻪ ﯾﺎ ﺑﺎﯾﮕﺎﻧﯽ ﯾﺎ دﻓﺘﺮ.
  • بایگانی خودکار مکاتبات و سایر اسناد و مدارک پس از سیر اداری آنها

انواع گزارشات:

  • قابلیت نمودار های گرافیکی نامحدود
  • قابلیت ارائه داشبوردهای مدیریتی و انواع گزارش ها
  • ﻗﺎﺑﻠﯿﺖ ﺗﻮﻟﯿﺪ ﮔﺰارش ﻫﺎی ﻣﻮرد ﻧﯿﺎز ﺑﻪ ﻫﻤﺮاه ﻧﻤﻮدارﻫﺎی ﻣﺘﻌﺪد
  • گزارش مؤسسات و اشخاص طرف ارتباط
  • گزارش مكاتبات صادره، وارده و داخلی
  • گزارش مراحل و نحوه گردش كار
  • طراحی گزارش توسط كاربر با ابزار كاملاً فارسی و توانمند

سایر ویژگی ها:

  • قابلیت تعریف واحد های سازمانی
  • امکان ارسال و دریافت پیامک در سیستم (اطلاع رسانی اتوماتیک نامه شما به شماره.... دریافت شد
  • امکان ارتباط به سیستم فکس سازمان ورود فکس ها به داخل سیستم اتوماسیون اداری
  • تقویت سیستم ارتباط با مشتری
  • قابلیت ثبت امضاء الکترونیک در پرینت نامه های خروجی سازمان
  • ﮐﺎﻫﺶ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎی ﻣﻮازی ﻣﺎﻧﻨﺪ ﺗﮑﺜﯿﺮ ﺑﯽ ﻣﻮرد ﻣﮑﺎﺗﺒﺎت ﺛﺒﺖ و ﻧﮕﻬﺪاری ﺳﻮاﺑﻖ در ﭼﻨﺪﯾﻦ ﻣﺤل