ویژگی های یک سامانه ی مناسب مدیریت امور قراردادها
امور مربوط به قراردادها در سازمان ها از جمله فعالیت های کلیدی محسوب می شود و با هر چه بزرگتر شدن سازمان و افزایش تعداد قراردادها و پیمانکارا ن که به همراه خود انواع الحاقیه ها، متمم ها و صورت وضعیت ها را به همراه دارد دسته بندی و مدیریت این قراردادها کاری دشوار و بسیار هزینه بر خواهد بود.
از این رو سازمانها و شرکت های خصوصی و دولتی برای تحت کنترل در آوردن این قراردادها اقدام به تهیه نرم افزارهای مدیریت امور قراردادها می کنند، تهیه نرم افزار نا مناسب خود باعث افزایش هزینه ها خواهد بود لذا برای تهیه نرم افزار مناسب امور قراردادها لازم است موارد زیر را مد نظر قرار دهیم:
- آرشیو الکترونیکی قراردادها
آرشیو الکترونیکی جزء جدایی ناپذیر یک نرم افزار مناسب امور قراردادهاست، آرشیو الکترونیکی به همراه یک جستجو گر مناسب دسترسی سریع به قراردادها بر اساس تاریخ، نوع قرارداد، پیمانکار و... را فراهم می آورد و به وسیله آرشیو مناسب ما به راحتی به تمام صورت وضعیت ها و متمم ها و الحاقیه های یک قرارداد دسترسی خواهیم داشت.
- پیمانکاران
با استفاده از یک زیر سیستم مناسب اطلاعاتی پیمانکاران دسترسی سریع به تمام اطلاعات پیمانکاران (از جمله امضاء مجاز، تلفن و آدرس، اطلاعات ثبتی و روزنامه های ثبت و تغییر و....) فراهم خواهد آمد. باید توجه داشت که سیستم باید گزارش های لازم از جمله لیست قراردادهایی که با هر یک از پیمانکاران بسته شده و طبقه بندی پیمانکاران (بر اساس نوع و موضوع فعالیت) را در خود جای دهد.
امکان ایجاد لیست سیاه پیمانکاران نیز جهت جلوگیری از انعقاد مجدد قرارداد با پیمانکار متخلف نیز بسیار مفید خواهد بود.
- چند کاربره بودن
سیستم مناسب امور قراردادها باید امکان دسترسی افراد مختلف درگیر در امور قراردادها (مسئول کمیسیون ها، مسئول مناقصات، مسئولین قراردادها، مدیر امور قراردادها و...) را فراهم آورد تا هر یک با دسترسی خود وارد سیستم شده و اطلاعات مربوط به خود را در سیستم وارد نمایند.
- اخطارها و کنترل ها
سیستم مناسب امور قراردادها باید پیام ها و اخطارهای لازم در مورد اتمام مدت قرارداد، کنترل مبلغ قراردادها و کامل نبود اسناد و مدارک قرارداد یا پیمانکاران و... را فراهم آورد.
- الحاقیه ها و متمم ها
سیستم مناسب امور قراردادها باید امکان ثبت چندین الحاقیه و متمم قرارداد برای یک قرارداد خاص و امکان دسترسی سریع به آن ها را فراهم آورد.
- تحت وب بودن
سیستم امور قراردادهای مناسب باید طوری طراحی شود که در هر زمان و مکانی در دسترس بوده و امکان پیاده سازی در اینترانت داخلی سازمان ها و شبکه جهانی را داشته باشد.
- جستجو و گزارشات و نمودارها
سیستم باید انواع گزارش ها در سطوح مختلف را فراهم آورد از جمله:
- لیست پیمانکاران با امکان جستجو براساس نوع فعالیت، محل و ...
- لیست قراردادهای هزینه ای و درآمدی
- گزارش بر اساس وضعیت قراردادها (تکمیل شده، منتظر تایید و...)
- گزارشات آماری از قراردادهای درآمدی و هزینه ای بر اساس تاریخ
- کاربری ساده: باید توجه داشته باشید که کارکنان شما فقط با یک نرم افزار با کاربری ساده ارتباط برقرار خواهند کرد، بنابراین از موضوع کاربری ساده نرم افزار به راحتی عبور نکنید.
- صورت وضعیت ها: نرم افزارمناسب امور قراردادها باید امکان ایجاد نامحدود صورت وضعیت ها برای هر قرارداد را فراهم آورده و اخطارهای لازم در مورد وضعیت آنها در اختیار مسئول مربوطه قرار دهد.
- قراردادهای هزینه ای و درآمدی: ثبت تمام اطلاعات مورد نیاز سازمان در مورد هریک از قراردادهای درآمدی و هزینه ای و امکان جستجو بر اساس هر یک از فیلدها نیز از جمله اجزای جدایی ناپذیر یک سیستم مدیریت امور قراردادهاست.
- امکان پیوست پیوست ها، اصل قرارداد و دیگر مدارک لازم نیز جهت بازیابی اطلاعات قراردادها نیز ضروری است
- کمیسیون معاملات
باید توجه داشت که حداقل امکانات مورد نیاز کمیسیون معاملات از جمله موارد زیر فراهم آمده باشد:
- امکان ثبت اطلاعات صورتجلسات کمیسیون معاملات به عنوان مجوز عقد قرارداد (برای انواع قراردادهای درآمدی و هزینه ای)
- امکان ثبت استعلام های دریافتی و پیش فاکتورهای مربوطه
- امکان ثبت اطلاعات شرکت های حاضر در مناقصات و مزایدات و اعلام برنده
- امکان اسکن متن صورتجلسه کمیسیون معاملات و بارگذاری آن به همراه سایر فایلهای مربوطه نظیر اسناد مناقصه یا مزایده، پیش فاکتورها، فرم درخواست عقد قرارداد و ...
- ارائه دسترسی رویت به کاربران جهت مشاهده اسناد مرتبط در سطح امور مرتبط با یک بخش یا کل سازمان
- قابلیت ارتقاء بر اساس نیازهای سازمان
هر سازمان با توجه به نیازهای خود مدارک و مستنداتی را در امور قراردادها لازم می داند و چرخه امور قراردادها در هر سازمان متفاوت است، بنابراین نرم افزار امور قراردادهای مناسب باید امکان تطبیق با نیازهای اختصاصی سازمان شما را داشته باشد.
- گردش امور قراردادها
با توجه به بودجه ای که برای نرم افزار امور قراردادهای خود در نظر گرفته اید می توانید تمام فرآیند گردش کار قراردادها را به صورت اتوماسیون انجام دهید.
به اینصورت که هر یک از افراد مرتبط با گردش کار امور قراردادها کارتابل مخصوص خود را برای ورود اطلاعات و تایید اطلاعات و ارسال آن به کارتابل دیگران در اختیار دارند.
باید توجه کنید که سیستم امور قراردادها تمام امکانات مربوط به لغو قرارداد، یا بازگشت به کارتابل فرستنده جهت تکمیل نواقص را داشته باشد و به کلی فرآیند کاغذی را از گردش کار امور قراردادها حذف نماید.
- پشتیبانی
با توجه به اینکه نرم افزار امور قراردادها با فعالیت کلیدی سازمان شما در ارتباط است باید شرکت ارائه دهنده نرم افزار آمادگی لازم جهت پاسخگویی فوری به نیازهای شما و در صورت نیاز حضور در محل در کمترین زمان ممکن را داشته باشد.
يادآوری ها و هشدارهای سيستمی:
اعلام هشدارها و ياداوری های موارد زير در 4 شکل مختلف
• سررسيد اتمام قرارداد
• سررسيد مراحل و عملکردهاي قرارداد
• سررسيد ضمانت نامه ها
• سررسيد الحاقيه ها
• سررسيد صورتحصابها
